5 Cách quản lý hàng tồn kho hiệu quả cho các doanh nghiệp

Hàng tồn kho có ý nghĩa cực kỳ quan trọng trong hoạt động cung ứng, sản xuất và phân phối hàng hóa sản phẩm của mỗi doanh nghiệp. Chính vì lẽ đó mà công tác quản lý hàng tồn kho luôn được chú trọng và đầu tư. Vậy đâu là cách quản lý hàng tồn kho hiệu quả cho các doanh nghiệp kinh doanh, bán hàng hiện nay. 

Hiện nay, với sự phát triển mạnh mẽ của các ứng dụng công nghệ, các giải pháp quản lý mới đã hỗ trợ người quản lý kho hàng có thể thao tác, thực hiện và kiểm soát hàng hóa dễ dàng hơn. Và dưới đây là 5 cách mà các chuyên gia thường khuyên các doanh nghiệp áp dụng vào hoạt động quản lý của mình.

1. Quản lý sản phẩm bằng tem, nhãn, mã vạch

Trước khi sản phẩm được nhập kho, nó sẽ được đánh số và gắn mã. Với mỗi một sản phẩm được gắn tem nhãn và quét mã vạch, sẽ giúp cho quá trình lưu trữ thông tin và quản lý số lượng xuất nhập tồn dễ dàng hơn. Thay vì phải kiểm tra lại dữ liệu, thông tin trên sổ sách, hay Excel như trước khi, thì giờ đây, chỉ cần đăng nhập vào hệ thống phần mềm quản lý kho và truy xuất thông tin theo mã hàng hóa, hoặc quét mã vạch thì toàn bộ thông tin sản phẩm được trả về. Như: thời gian xuất nhập, số lượng tồn kho, nhà cung cấp, ghi chú, hay các thông số kĩ thuật của sản phẩm… Điều này giúp tiết kiệm đáng kể thời gian, công sức và cả chi phí để quản lý hàng tồn kho.

Bên cạnh đó, việc quản lý sản phẩm thông qua việc gắn nhãn mác sẽ giúp động bộ dữ liệu của cả quá trình quản lý. Thay vì chỉ nhân viên kho mới có thể cập nhật tình hình hàng hóa như trước đây, thì những phòng ban có liên quan đến việc xuất nhập hàng hóa cũng có thể nắm bắt và biết được thông tin của sản phẩm. Giúp giảm thiểu công việc nhân viên kho, tạo sự linh hoạt và chủ động hơn việc quản lý, vận hành doanh nghiệp.

Quản lý hàng tồn bằng mã vạch

2. Xác định định mức hàng tồn kho (mức tồn kho tối thiểu, mức tồn kho tối đa)

Việc xác định định mức hàng tồn kho là công việc vô cùng quan trọng để quản lý hàng tồn kho hiệu quả. Với định mức tồn kho, các doanh nghiệp có thể chủ động được số lượng hàng hóa phục vụ cho hoạt động kinh doanh, bán hàng, cung ứng nguyên vật liệu. Tránh được tình trạng mua hàng quá tay, hay nhiều hơn mức cần thiết. Thậm chí là tình trạng thiếu hụt sản phẩm trong kinh doanh sản xuất.

Mức tồn kho tối thiểu và mức tồn kho tối đa được thiết lập cho từng mặt hàng và được điều chỉnh trong khoảng thời gian nhất định, có thể là theo định kì hoặc căn cứ theo tình hình hoạt động của công ty. Và để xác định được định mức hàng tồn kho cũng như cập nhật thông tin dữ liệu nhanh chóng sử dụng thêm các ứng dụng phần mềm quản lý bán hàng offline là một giải pháp cần thiết. Công cụ tự động hóa quá trình báo cáo, cập nhật thông tin, giảm thời gian, chi phí, nhân sự quản lý.

Định mức hàng tồn kho

3. Hàng hóa, vật tư được sắp xếp một cách khoa học

Sắp xếp hàng hóa một cách khoa học và hợp lý cũng là một trong những yếu tố quyết định đến việc quản lý hàng tồn kho hiệu quả. Nếu chỉ xác định mức tồn kho và gắn tem mác cho sản phẩm thôi sẽ khó mà có thể quản lý tốt hoạt động này. 

Việc tạo dựng không gian hàng hóa ngăn nắp, khoa học sẽ giúp quản trình kiểm đếm và xác thực tình trạng hàng hóa ở kho hàng dễ dàng hơn. Không chỉ thể, quá trình nhập kho, hay xuất hàng cũng sẽ được triển khai nhanh chóng hơn. Cũng tránh được tình trạng nhầm lẫn hàng hóa hoặc bị mất cắp hàng hóa.

Hiện nay có 2 phương pháp sắp xếp hàng hóa trong kho hàng:

– Sắp xếp hàng hóa cố định: Mặt hàng nào thì để nguyên vị trí đó và được hiển thị vị trí cố định. Ưu điểm của phương pháp này là rõ ràng, thuận tiện có thể kiểm soát được hàng hóa ngay tức thì. Nhược điểm: mất thời gian, công sức và cần phải có không gian rộng để sắp xếp hàng hóa và quản lý kho hàng.

– Sắp xếp hàng hóa linh hoạt: Hàng hóa không được cố định ở vị trí nào cụ thể. Các vị trí được đánh kí hiệu như C1, C2… và hiển thị trên sơ đồ kho. Ưu điểm là tiết kiệm tối đa diện tích. Nhược điểm là mất nhiều thời gian cho việc sắp xếp và hiện thị sơ đồ.

Sắp xếp hàng hóa khoa học

4. Hàng hóa cần được kiểm tra định kì

Mặc dù dữ liệu được cập nhật đêu đặn và chính xác trên hệ thống phần mềm quản lý kho, nhưng hoạt động kiểm kho định kỳ là công việc cần thiết. Bởi thực tế trong quá trình xuất hàng, nhập hàng có khả năng sẽ xảy ra sai sót. Việc kiểm kho định kỳ sẽ giúp bạn biết được thực tế hàng hóa xuất đi như thế nào. Và công đoạn nào xảy ra sai sót sẽ nhanh chóng, kịp thời xử lý. Không chỉ thế, kiểm kho định kì còn giúp hạn chế tối đa tình trạng rò rỉ, mất cắp sản phẩm hay những hành vi gian dối trong quá trình xuất nhập kho hàng.

Kiểm tra hàng tồn kho theo định kì

5. Ứng dụng phần mềm quản lý kho vào việc quản lý hàng tồn kho

Tất cả các giải pháp trên sẽ không đi đến đâu nếu như không có sự hỗ trợ của phần mềm quản lý kho. Phần mềm cho phép bạn quản lý hàng hóa thông qua mã vạch. Đồng nhất dữ liệu, cập nhật nhanh chóng, thiết lập định mức kho hàng. Và căn cứ vào dữ liệu của hệ thống phần mềm để làm căn cứ kiểm kho hàng định kì. Phần mềm cho phép tự động tổng hợp và hiển thị số lượng tồn kho. Quản lý nhiều kho hàng tập trung trên một giao diện. Quản lý hàng hóa mọi lúc, mọi nơi thông qua các app quản lý bán hàng.

Phần mềm quản lý kho hàng

Phần mềm quản lý hàng tồn kho có tích hợp tính năng nhiều tính năng quản lý tồn khác. Thao tác đơn giản, dễ sử dụng, ai cũng có thể thực hiện. Bảo mật tốt, không lo bị mất dữ liệu do không cài trực tiếp trên thiết bị. Các nhân viên có thể cùng lúc hoạt động trên trình quản lý và cập nhật số liệu. Ngay khi có sự thay đổi, máy sẽ tự động tính ra lượng tồn kho. Kiểm kho và cân bằng kho nhanh chóng 24/24. Lập kế hoạch nhập, đẩy hàng chính xác qua mạng mà không cần có mặt tại shop.

Để biết thêm chi tiết nhanh chóng liên hệ HOTLINE: 024.6674.8888 hoặc ĐĂNG KÝ DÙNG THỬ phần mềm để trải nghiệm.

Trên đây là 5 cách để quản lý hàng tồn kho hiệu quả. Hy vọng rằng với những thông tin chia sẽ đã cung cấp cho bạn nhiều giá trị bổ ích. Chúc bạn thành công.

Categories: Công nghệ • Tin tức

Thẻ:hàng tồn kho, phần mềm quản lý kho, quản lý hàng tồn kho