Cách lập báo cáo bán hàng nhanh và chính xác hơn dùng file Excel

Quản lý doanh thu theo ngày/quý/tháng là công việc bất kì chủ shop hay người quản lý nào cũng phải làm để nắm bắt tình hình kinh doanh, tránh xảy ra thất thoát, lãng phí tiền bạc. Tuy nhiên phần lớn shop hiện nay đều đang dùng sổ sách thủ công hoặc các mẫu báo cáo bán hàng bằng excel. Hôm nay tác giả sẽ chia sẻ cách thực hiện báo cáo nhanh – gọn – tiện lợi, gia tăng hiệu quả cho các nhà quản lý.

Bất cập trong cách làm báo cáo bán hàng bằng Excel

Mọi thao tác nhập, xuất, chỉnh sửa, thống kê được trên máy tính. Cách này tiết kiệm thời gian hơn so với lập báo cáo thủ công. Đáp ứng yêu cầu quản lý bán hàng  tại shop quy mô nhỏ, không quá đông khách. Vì nếu đông khách mà bạn cứ phải mở ra mở vào điền số liệu trong file Excel thì rất bất tiện. Đôi khi còn gây ra sự nhầm lẫn, thiếu hàng, nhầm giá, nhầm tên khách vì không thể ghi nhớ cùng lúc nhiều thông tin.

Báo cáo bán hàng Excel có khả năng lưu trữ được rất nhiều thông tin nhưng lại không vô hạn. Với một doanh nghiệp lớn hoặc các chuỗi hệ thống cửa hàng. Nếu dồn tất cả thông số doanh thu bán hàng về một file sẽ gây ra tình trạng “lag”. Thao tác sẽ bị chậm, giật, thậm chí máy còn bị đơ và treo máy. Đồng thời khi máy tính kế toán dính viruss hoặc mã độc thì khả năng khôi phục lại file Excel gần như bằng 0.

Mẫu báo cáo bán hàng bằng excel

Mẫu báo cáo bán hàng bằng excel

Ai cũng biết, để lập báo cáo bán hàng bằng excel cần phải hiểu về nghiệp vụ. Các phép tính, hàm số phức tạp và đòi hỏi chuyên môn cao. Trong một đơn vị kinh doanh, thậm chí người đứng đầu có khi còn không thành thạo bằng kế toán. Vì thế nếu muốn kiểm tra, đối chiếu, lọc, hay thực hiện các công việc khác trong báo cáo. Bạn đều cần nhờ tới kế toán rất mất thời gian, giảm tính chủ động của sếp.

Tìm hiểu phân tích chi tiết hơn tại bài viết: Phần mềm quản lý đơn hàng bằng excel 

Với file Excel  chỉ có thể thao tác 1 người – 1 máy. Excel không thể làm việc được nhiều người cùng lúc. Việc này đã tăng áp lực lên cho nhân viên kế toán.Khi bạn muốn trao đổi thông tin cần phải share file qua lại giữa các bộ phận. Sau đó mới điều chỉnh lại các thông số cho phù hợp. Thao tác vừa mất nhiều thời gian, lại dễ sai sót trong quá trình làm.

Excel có đang gây tốn thời gian và lãng phí tài nguyên của bạn?

Excel có đang gây tốn thời gian và lãng phí tài nguyên của bạn?

Cách lập báo cáo bán hàng chuẩn nhất hiện nay

Để hạn chế những điểm trên, đội ngũ Abit đã cho ra đời phần mềm quản lý bán hàng online. Trong đó có tính năng lập báo cáo doanh thu, báo cáo bán hàng tự động với hơn 12 mẫu. Đi kèm với các cột bảng biểu là các biểu đồ tròn, biểu đồ cột sinh động. Màu sắc đẹp mắt, dễ hiểu, giúp người dùng nhìn vào so sánh nhanh chóng.

Số liệu được cập nhật hoàn toàn tự động từ các hóa đơn bán hàng ở máy pos, máy in hóa đơn, máy quét tại quầy. Mỗi đơn hàng khi thanh toán thành công sẽ được update thông tin theo thời gian thực. Vì thế, bạn không cần chờ kế toán báo cáo bằng văn bản mất nhiều thời gian. Có thể kiểm tra ngay tình hình bán hàng bất kì thời điểm nào. Thông số 100% bằng máy nên độ chính xác tuyệt đối.

Mẫu báo cáo bán hàng theo ngày - tháng trên Abit

Mẫu báo cáo bán hàng theo ngày – tháng trên Abit

Giờ đây quản lý cửa hàng đã nằm gọn trong tầm tay của bạn. Một báo cáo doanh thu bán hàng bằng Excel sẽ không thể giúp bạn kiểm soát số liệu liên tục. Nhưng chỉ cần một smartphone hoặc ipad, laptop có kết nối internet trong tay. Dù có đang đi gặp đối tác, đi hội họp hay đi chơi với gia đình vẫn có thể kiểm soát tình hình và chỉ đạo từ xa hiệu quả!

Một điểm cộng nữa là tính an toàn của báo cáo. Cơ chế phân quyền quản trị sẽ giới hạn thao tác của người dùng theo chức danh. Ví dụ nhân viên bán hàng, telesale sẽ không xem được báo cáo mà chỉ có nhà quản lý và kế toán theo dõi. Như vậy sẽ hạn chế được sự xâm nhập, đánh cắp dữ liệu của kẻ xấu.

Báo cáo bán hàng

Báo cáo bán hàng

Đầu tư vào Abit chưa bao giờ là sai lầm. Đó là cách thông minh nhất vì bạn mua 1 nhưng sở hữu tổ hợp công cụ. Ngoài báo cáo, còn có quản lý tương tác fanpage, quản lý kho hàng. Kiểm soát hoạt động nhân viên, chia đơn inbox, thiết lập kịch bản trả lời tự động chỉ với 1 chạm trên Ứng dụng quản lý tin nhắn fanpage tích hợp MIỄN PHÍ.

Nếu bạn ngại đọc, hãy liên hệ sớm với tổng đài 024.6674.8888 để sự hỗ trợ nhiệt tình của đội ngũ support nhé.

Categories: Công nghệTin tức

Thẻ:

CÔNG TY CỔ PHẦN TM & DV HÀNH TINH XANH TRỤ SỞ CHÍNH
Địa chỉ: 488 Minh Khai, Hai Bà Trưng, Hà Nội
Tel: 024 7307 5955
CHI NHÁNH PHÍA NAM
Địa chỉ: 167/2 đường Bờ Bao Tân Thắng, P.Sơn Kỳ, Q.Tân Phú, TP.HCM.
Tel: 028 7307 5955