Kinh nghiệm xây dựng hệ thống quản lý bán hàng online hiệu quả

 Sai lầm của hầu hết chúng ta là chỉ đi vào tìm kiếm khách hàng mà không xây dựng hệ thống quản lý bán hàng online hiệu quả. Dẫn tới việc thất thoát doanh thu, nhân viên gian lận, bộ máy hoạt động quá tải hoặc rời rạc,.. 

Để tiếp cận khách hàng và có thể cạnh tranh được trong thị trường vốn bão hòa này, những kinh nghiệm sau đây sẽ giúp bạn có những kiến thức chuẩn nhất về quản lý shop online chuyên nghiệp. Từ đó xây dựng được một mô hình vận hành bài bản, nâng cao doanh thu và hình ảnh tốt cho cửa hàng của bạn nhé.

Tìm hiểu về hệ thống quản lý bán hàng online

Khái niệm và vai trò

Hệ thống quản lý bán hàng online hiểu đơn giản là một quy trình các công việc được người giám sát/quản lý đề ra và làm đi làm lại trong một khoảng thời gian dài nhất định. Mục đích là để nắm bắt, theo dõi và điều hành mọi hoạt động bán hàng của nhân viên, trong đó bao gồm rất nhiều công việc như nhận đơn hàng trực tiếp từ khách hàng, xử lý đơn và đóng gói, giao hàng, thanh toán, in hóa đơn, giao tiếp qua điện thoại, mạng xã hội (zalo, facebook…),…

Hệ thống quản lý bán hàng mặc dù không trực tiếp tạo ra doanh thu như hoạt động bán hàng – tiếp thị. Tuy nhiên nó là nhân tố quyết định sự thành bại của một đơn vị. Ngoài ra, nó còn là thước đo, là kim chỉ nam giúp doanh nghiệp ngày càng phát triển. Nếu cửa hàng có một hệ thống quản lý tốt giống như cỗ máy được lập trình hoàn hảo, hoạt động trơn tru và ngược lại.

Hệ thống quản lý bán hàng online

Hệ thống quản lý bán hàng online

Đặc điểm của hệ thống quản lý bán hàng online 

Cách quản lý bán hàng online phức tạp hơn nhiều so với quản lý cửa hàng trực tiếp thông thường. Bởi vì đơn hàng online có thể đến từ rất nhiều nguồn trên mạng. Việc kiểm soát toàn bộ các nguồn với số lượng lớn mỗi ngày không phải đơn giản. 

Để thiết lập một hệ thống tốt phải đảm bảo hoàn thiện 4 yếu tố chính:

  • Quản lý bán hàng : Tìm kiếm sản phẩm, xem thông tin, tiếp nhận đơn, đặt hàng, thanh toán, xem tình trạng đơn hàng, chuyển hàng, quản lý thông tin khách hàng.
  • Quản lý kho hàng: Mọi thông tin và danh mục hàng hóa phải sắp xếp khoa học, số lượng xuất – nhập – tồn cần được cập nhật thường xuyên để bạn có thể kiểm soát tình trạng hàng hóa, tránh tình trạng thất thoát chi phí.
  • Quản lý nhân viên: bao gồm việc theo dõi và đánh giá chất lượng làm việc. Phát hiện gian lận, nhắc nhở, thúc đẩy hiệu suất giờ làm.
  • Báo cáo, thống kê: số lượng đơn hàng, số lượng tồn, doanh thu, lượng hàng bán chạy, lượt khách hàng,…
Quy trình bán hàng online

Quy trình bán hàng online

Sử dụng phần mềm giải quyết bài toán quản lý bán hàng online

Đây là cách làm phổ biến nhất hiện nay đang được 90% các shop bán hàng online và offline áp dụng thành công hiện nay. Trong đó phần mềm quản lý bán hàng được tin dùng số 1 chính là Abit với các tính năng ưu việt vượt trội:

Abit kết hợp chặt chẽ 4 yếu tố trong quản lý bán hàng trực tuyến, bao gồm:

  • Hệ thống thông tin quản lý bán hàng: Với Abit Pos mọi thao tác bán hàng đều được ghi lại tự động trên hệ thống máy chủ của nhà quản lý. Bao gồm các hóa đơn bán hàng, thông tin người bán, data khách hàng, chiết khấu, tích điểm. Đặc biệt Abit cho phép kết nối với thiết bị Barcode (Máy quét mã vạch sản phẩm) hoặc sử dụng ngay tính năng quét mã vạch trên app Abitstore để tính tiền nhanh chóng.
  • Đồng bộ đơn hàng đa kênh về cùng 1 giao diện quản lý. Hỗ trợ chủ shop kiểm soát toàn bộ đơn, khách hàng, tổng nguồn thu từ Facebook, Sàn thương mại điện tử (Tiki, Shopee, Lazada, Website, Landing page và Cửa hàng). Đảm bảo không có thất thoát và nhầm lẫn về tiền bạc khi phải quản lý trên nhiều trình duyệt như thông thường.
  • Quản lý kho hàng: quản lý theo danh mục hàng hóa, theo chi nhánh, theo định mức tồn. Quy trình nhập mua hàng đơn giản bằng phiếu nhập mua, lập dự báo, tồn kho, cảnh báo hết hàng khi tới ngưỡng… Quản lý số tồn kho hàng hóa: tồn đầu, nhập, nhập trả, nhập nội bộ, xuất nội bộ, xuất bán, xuất trả, tồn cuối… Người quản lý cần đồng bộ tất cả các quy trình giữa các bộ phận, các chi nhánh trong cùng 1 hệ thống. Sau đó, bất kể có diễn biến nào về kho. Abit cũng giúp nhà quản lý dễ dàng nắm bắt thông tin và quản lý.
Sơ đồ quản lý trên Abit

Sơ đồ quản lý trên Abit

  • Quản lý nhân viên: cơ chế phân quyền mỗi nhân viên một user, hạn chế, mở rộng tính năng (Được xem, được thêm, được xóa, được sửa, được in) cho từng user. Thống kê doanh số, chia cuộc gọi đến hotline, chia inbox tự động cho từng nhân viên. Hệ thống Abit cũng sẽ có tính năng nhắc nhở để nhân viên biết nhiệm vụ của mình để hoàn thành cho kịp tiến độ. 
  • Báo cáo – thống kê: hơn 20 mẫu tính lãi lỗ tự động, dự đoán doanh số, thống kê từng nguồn đơn, hàng nào bán chạy, chi phí ads,.. Cập nhật liên tục trên nền tảng web và di động (smartphone, máy tính bảng).
  • Kiểm soát đơn hàng ship: Cách quản lý đơn hàng online còn giúp bạn kiểm soát các đơn hàng vận chuyển. Thông qua kết nối API giúp đẩy đơn trực tiếp tới 6 hãng vận chuyển tốt nhất hiện nay (Vnpost, Viettelpost, GHTK, GHN, SuperShip, J&T Express chỉ với 1 Click chuột). Tự động cập nhật trạng thái đơn hàng từ các đơn vị vận chuyển trả về. Inbox tiến trình đơn hàng nhắc khách theo trạng thái đơn vị vận chuyển trả về. Từ đó giảm đáng kể tỉ lệ hàng hoàn cho shop. 
Kiểm soát các đơn hàng trên Abit

Kiểm soát các đơn hàng trên Abit

Cách quản lý đơn hàng online này không đòi hỏi nhà quản lý phải đào tạo đội ngũ nhân viên trong thời gian dài. Bởi vì giao diện của phần mềm đã rất thân thiện với người dùng. Vì thế chỉ mất 10-15 phút để làm quen với cách vận hành và áp dụng tốt trong thực tế.

Xây dựng mô hình phân cấp dưới sự hỗ trợ của phần mềm Abit là một bước quan trọng để shop đi vào hoạt động chuyên nghiệp, ổn đinh. Đồng thời làm nền tảng để giúp bạn nhân rộng và phát triển hệ thống khi có nhu cầu. Để tìm hiểu chi tiết, hãy liên hệ sớm với tổng đài 024.6674.8888 để nhận nhiều ưu đãi hấp dẫn và hỗ trợ nhiệt tình của đội ngũ support ABIT.

Categories: Công nghệTin tức

Thẻ:, , , ,

CÔNG TY CỔ PHẦN TM & DV HÀNH TINH XANH TRỤ SỞ CHÍNH
Địa chỉ: Tầng 4, tòa nhà Hàn Việt, 203 Minh Khai, Hai Bà Trưng, Hà Nội
Tel: 04 3627 5955 - Fax: 04 3627 5956
CHI NHÁNH PHÍA NAM
Địa chỉ: 165/2 đường Bờ Bao Tân Thắng, P.Sơn Kỳ, Q.Tân Phú, TP.HCM.
Tel: 08 6660 8904 - Fax: 08 3559 2001